Dopíšete promyšlenou odpověď novému klientovi a odešlete ji. Posune se dolů a hledá vaše telefonní číslo. Najde jen vaše křestní jméno a náhodný citát o úspěchu. Zprávu zavře a místo toho otevře web konkurence.
Co dát do e-mailového podpisu, se scvrkne na krátký seznam základů. Jádro tvoří jméno, pozice, firma a kontaktní údaje. Všechno ostatní je volitelné a mělo by si své místo zasloužit. Z firemní adresy už posíláte, jak popisuje kapitola co je e-mailová adresa na vlastní doméně. Podpis ten první dojem dokončí.
Co patří do profesionálního e-mailového podpisu
Profesionální e-mailový podpis je kontaktní blok na konci zprávy. Dává čtenáři vaši identitu a způsob, jak vás zastihnout jinými kanály. Držte ho u informací, které skutečně potřebuje.
Začněte celým jménem a pracovní pozicí. Přidejte název firmy a telefonní číslo nebo odkaz na web. Může zde být i vaše firemní e-mailová adresa, ačkoli ji už ukazuje pole odesílatele. Tyto základy odpovídají jasnosti, o kterou usilujete, když píšete profesionální e-mail.
1. Jméno a pozice
Vaše jméno by mělo odpovídat tomu, jak vás lidé znají v obchodě. Uveďte pozici, aby čtenář pochopil vaše postavení. Titul jako "Majitel" nebo "Account Manager" dává konverzaci kontext.
2. Firma a web
Uveďte název firmy a odkaz na web. Doména by měla odpovídat adrese odesílatele i adrese vašeho webu. Tato shoda posiluje důvěru, kterou budujete podle kapitoly jak profesionální e-mail buduje důvěru.
3. Telefon a volitelné doplňky
Přidejte přímé telefonní číslo, pokud chcete telefonáty. Malé logo funguje, když zůstane kompaktní. Ikony sítí sem patří jen tehdy, když ty profily pro firmu aktivně používáte.
Co z podpisu vynechat
Dlouhá právní upozornění vytlačí na mobilu vaši skutečnou zprávu z obrazovky. Inspirativní citáty přidávají nepořádek a čtenáři s odpovědí nepomohou. Několik barev písma a příliš velké obrázky zpomalují načítání a působí neupraveně.
Vynechejte osobní údaje, které neslouží firemnímu kontaktu. Vynechejte každou síť, kterou málokdy aktualizujete. Čistý podpis respektuje čas čtenáře stejně, jako to u těla zprávy doporučuje kapitola osvědčené postupy firemního e-mailu pro značky.
Jakmile víte, co zahrnout, prohlédněte si příklady a šablony podpisů v dalších kapitolách tohoto modulu. Volby formátování a designu přicházejí až poté, co ustálíte správný obsah.
Časté dotazy
Má e-mailový podpis odpovídat brandingu mého webu?
Váš podpis by měl používat stejné logo, barvy a název firmy jako web. Jednotný branding napříč kontaktními body buduje rozpoznatelnost. WEMASY vám pomáhá sladit obojí přes Tvůrce webů a vaše nastavení firemního e-mailu.
Potřebuji v e-mailovém podpisu fyzickou adresu?
Některá odvětví a regiony vyžadují na obchodních zprávách adresu firmy. Zkontrolujte místní pravidla pro svůj obor. Pokud se žádné pravidlo neuplatňuje, adresu uveďte jen tehdy, když zákazníci vaše místo pravidelně navštěvují.
Mají živnostníci uvádět v podpisu název firmy?
Živnostníci mohou jako značku používat vlastní jméno nebo registrovaný obchodní název. V obou případech uveďte jasnou pozici a odkaz na portfolio nebo web. Kapitola příklady profesionálních e-mailových adres pro značky ukazuje, jak se prezentují jednotlivci.
Je logo povinné v každém e-mailovém podpisu?
Logo je volitelné, ne povinné. Podpisy jen z textu fungují dobře u krátkých odpovědí a interních zpráv. Pokud logo přidáte, držte ho malé, aby nepřebilo zprávu.
Kolik řádků má podpis mít?
Čtyři až šest řádků textu je praktická hranice pro většinu značek. Každý další řádek posouvá vaši zprávu na mobilních obrazovkách výš. Podrobné informace si nechte pro kontaktní stránku na webu.
Mají interní e-maily používat stejný podpis jako e-maily klientům?
Mnoho týmů používá pro interní odpovědi kratší verzi a plný značkový blok pro externí zprávy. Kapitola formální a neformální e-mail pro značky vám pomůže rozhodnout, kdy se který tón hodí.