Problémy se zásobami se hromadí potichu. Jedno zmeškané doobjednání tady, jeden přeprodaný produkt tam, a než se nadějete, vracíte peníze, píšete omluvné e-maily a sledujete, jak se opakovaní kupující obracejí jinam. Zavést spolehlivý systém včas stojí mnohem méně než uklízet škody poté, co se rozpadne.
Co je správa zásob pro online obchod?
Správa zásob je proces sledování toho, kolik kusů každého produktu máte skladem, jak rychle se prodávají, kdy doobjednat a co se děje se zásobami, jak objednávky přicházejí a odcházejí. U online obchodu zahrnuje také udržování přesných zobrazených počtů kusů v e-shopu, aby kupující nikdy nekoupili něco, co nemůžete odeslat.
V nejjednodušší podobě správa zásob e-shopu odpovídá v každém okamžiku na čtyři otázky. Kolik toho máte? Kde to je? Jak rychle se to pohybuje? Kdy potřebujete víc? E-shop, který dokáže na všechny čtyři spolehlivě odpovědět, má fungující správu zásob. E-shop, který na ně nedokáže odpovídat konzistentně, funguje se slepými místy, která ho nakonec připraví o prodej.
Sázky jsou online jiné než v kamenné prodejně. V kamenné prodejně vidí kupující prázdnou polici. Online může dokončit pokladnu u produktu, který nemáte. To je přeprodej a vzpamatovat se z něj je horší než ze zmeškaného prodeje. Zahrnuje vrácení peněz, vysvětlení a zklamaného zákazníka, který teď musí znovu objednávat něco, o čem si myslel, že je vyřízené.
Jak funguje sledování zásob?
Sledování zásob začíná počtem. Každý produkt ve vašem katalogu má přiřazené skladové množství. Když kupující zadá objednávku, množství se sníží. Když přijmete nové zásoby, zvýší se. Systém, který to zpracovává v reálném čase, je sledování zásob.
Ruční sledování používá tabulku nebo písemný záznam. Každý prodej se zapíše, každá dodávka se přidá a průběžný stav se aktualizuje ručně. U velmi malých e-shopů s omezeným počtem skladových položek (SKU) to funguje. Rozpadne se to, když se zvýší objem objednávek, když mají produkty více variant nebo když prodáváte ve více než jednom kanálu a sklad se musí aktualizovat na více místech najednou.
Automatické sledování, zabudované ve většině systémů e-commerce, aktualizuje stav skladu v reálném čase, jak objednávky přicházejí. Kupující koupí červené tričko velikosti M. Systém okamžitě odečte od počtu této varianty jedničku. Pokud zásoby klesnou na nulu, produkt se automaticky označí jako nedostupný nebo vyprodaný. Žádný ruční krok. Je to standardní přístup pro každý e-shop s víc než hrstkou produktů.
Co je bod pro doobjednání a jak ho nastavit?
Bod pro doobjednání je stav skladu, při kterém spustíte novou objednávku u dodavatele. Není to nula. Než zásoby dosáhnou nuly, už jste přišli o prodeje. Bod pro doobjednání se nastaví dost vysoko, aby nové zásoby dorazily dřív, než vám dojdou.
Výpočet bodu pro doobjednání vyžaduje dva vstupy. Zaprvé průměrný denní prodej daného produktu. Zadruhé dodací lhůtu dodavatele, tedy kolik dní trvá od zadání objednávky po přijetí zásob. Vynásobte tato dvě čísla a máte minimální stav skladu, při kterém musíte doobjednat, aby nevznikla mezera.
Přidejte navíc bezpečnostní rezervu. Dodací lhůty od dodavatelů nejsou vždy přesné. Zásilka, která měla dorazit za sedm dní, někdy trvá deset. Bezpečnostní zásoba jsou kusy navíc, které vás kryjí, když dodavatel zpozdí nebo když prodeje nečekaně vystřelí. Běžným přístupem je přidat k základnímu výpočtu doobjednání jako bezpečnostní zásobu tři až pět dní průměrného prodeje.
Body pro doobjednání nastavujte u každého produktu zvlášť, ne pro celý katalog. Rychle se prodávající bestseller potřebuje mnohem vyšší bod pro doobjednání než pomalu se prodávající specializovaná položka. Body pro doobjednání kontrolujte a upravujte podle sezóny, protože se mění tempo prodeje a výpočet doobjednání musí držet krok.
Jak předcházet přeprodeji?
K přeprodeji dochází, když kupující koupí produkt, který nemůžete splnit, protože váš systém ukazoval vyšší stav skladu, než jste skutečně měli. Je to téměř vždy problém se synchronizací. Vaše skutečné zásoby a počet v systému se rozešly.
Nejčastějšími příčinami jsou ruční chyby, například zapomenutí aktualizovat sklad poté, co byly odebrány vratky nebo poškozené zboží. Stává se to také tehdy, když prodáváte ve více kanálech a prodej v jednom kanálu okamžitě neaktualizuje počet v jiném. Prodej přes váš vlastní e-shop a prodej přes tržiště téže položky, pokud nejsou synchronizovány v reálném čase, mohou oba proběhnout dřív, než kterýkoli kanál aktualizuje dostupný počet.
Předcházení přeprodeji začíná přesnými počty. Porovnávejte fyzické zásoby s počtem v systému v pravidelném rozvrhu. U e-shopů s nízkým objemem je funkční měsíčně. U e-shopů s vysokým objemem týdně nebo po každé velké dodávce. Pokud prodáváte ve více kanálech, zajistěte, aby všechny čerpaly z jediného zdroje zásob, a neudržovaly samostatné počty.
V systému můžete také nastavit rezervu skladu. Rezerva dvou nebo tří kusů znamená, že váš e-shop ukazuje produkt jako vyprodaný, když mu ještě zbývají dva nebo tři kusy. Je to záchranná síť, která vám dá čas ověřit počty, než se prodá posledních pár kusů. Obětujete malé množství potenciálních tržeb za mnohem nižší riziko přeprodeje.
Jaký je rozdíl mezi FIFO a LIFO?
FIFO znamená first in, first out, tedy první dovnitř, první ven. Znamená to, že nejdřív prodáváte nejstarší zboží. LIFO znamená last in, first out, tedy poslední dovnitř, první ven, což znamená, že nejdřív prodáváte nejnovější zboží.
U většiny fyzických produktů je správným přístupem FIFO. Produkty, které expirují, degradují nebo vyjdou z módy, se musí prodávat v pořadí, v jakém byly přijaty, aby starší zboží neleželo donekonečna za novějším. Značka potravin, značka péče o pleť nebo oděvní značka se sezónními kolekcemi, všechny potřebují FIFO. První přijatá dávka je první odeslaná dávka.
LIFO se používá v některých účetních kontextech, ale pro značky e-commerce je zřídka správným provozním přístupem. Výjimkou jsou produkty, jejichž stav se nezhoršuje a u kterých trvanlivost nehraje roli, například některé předměty dlouhodobé spotřeby nebo digitální položky. I tak většina e-shopů používá jako výchozí FIFO, protože snižuje riziko držení prošlého nebo zastaralého zboží.
Jak spravovat zásoby u produktů s variantami?
Varianty jsou kombinace velikosti, barvy, materiálu nebo jiných možností, které vytvářejí různé verze téhož základního produktu. Tričko v pěti barvách a čtyřech velikostech je jeden produkt s dvaceti variantami. Každá varianta má vlastní stav skladu, vlastní bod pro doobjednání a vlastní tempo prodeje.
Správa zásob na úrovni variant je víc práce než správa na úrovni produktu, ale je to jediný přístup, který předchází vyprodání konkrétních variant. Produkt, který se zobrazuje jako dostupný, může být stále vyprodaný v nejoblíbenější velikosti nebo barvě. Sledování skladu na úrovni variant tyto mezery zviditelní dřív, než na ně kupující narazí.
Při přezkoumávání rozhodnutí o doobjednání seskupujte data variant. Červené tričko ve velikosti L se může prodávat rychleji než totéž tričko ve velikosti XS. Nastavte body pro doobjednání specifické pro varianty u svých nejprodávanějších a smiřte se s tím, že málo prodávané varianty lze spravovat s menší bezpečnostní rezervou. Tím se snižuje kapitál vázaný v pomalu se pohybujícím zboží, aniž by vaše nejprodávanější varianty zůstaly nechráněné.
Jak provést inventuru zásob?
Inventura je fyzická kontrola toho, co skutečně máte, oproti tomu, co říká váš systém. Rozdíl mezi těmito dvěma čísly se nazývá inventární úbytek a vzniká z vratek, které nebyly správně zpracovány, poškozeného zboží, které nebylo odepsáno, krádeží a prostých chyb při počítání.
Plná inventura
Plná inventura zkontroluje najednou každou položku v zásobách vašeho e-shopu. Je to nejpřesnější metoda a nejvíc narušuje provoz. U e-shopů s velkými katalogy se plná inventura obvykle provádí jednou nebo dvakrát ročně, často na konci účetního období. Vyžaduje spočítat každý produkt a každou variantu a výsledek porovnat s počtem v systému.
Cyklické počítání
Cyklické počítání kontroluje část vašich zásob podle střídavého rozvrhu, ne všechno najednou. Každý týden nebo měsíc se počítá jiná část katalogu. Za rok je každý produkt spočítán alespoň jednou. Je to méně rušivé než plná inventura a zachytí nesrovnalosti, než se nahromadí. Je to preferovaná metoda pro e-shopy, které drží velké množství zboží a nemohou kvůli plné inventuře zastavit provoz.
Namátkové kontroly
Namátkové kontroly jsou neplánovaná počítání konkrétních drahých nebo rychle se prodávajících produktů. Spouští je signál, například dosažení bodu pro doobjednání dřív, než se čekalo, nebo stížnost zákazníka, že produkt byl označen jako skladem, ale nebyl dostupný. Namátkové kontroly potvrdí, jestli je počet v systému u konkrétní položky přesný, aniž by se auditoval celý katalog.
Co je bezpečnostní zásoba a kolik jí držet?
Bezpečnostní zásoba je rezervní sklad, který držíte nad minimální provozní úrovní, abyste pohltili nečekané výkyvy poptávky nebo zpoždění dodávek. Je to zboží, které doufáte nebudete potřebovat, ale budete rádi, že ho máte, když se dodací lhůty protáhnou nebo se produkt najednou prodává rychleji, než se předpokládalo.
Správné množství bezpečnostní zásoby závisí na tom, jak proměnlivá je vaše poptávka a jak spolehliví jsou vaši dodavatelé. Produkt se stálými, předvídatelnými prodeji a dodavatelem, který vždy dodá včas, potřebuje velmi málo bezpečnostní zásoby. Produkt s kolísavými prodeji nebo dodavatelem s nestálými dodacími lhůtami potřebuje víc. Bezpečnostní zásobu spočítejte podle nejhorší dodací lhůty a nejvyššího tempa prodeje, jaké jste ve srovnatelném období zaznamenali, a porovnejte ji s průměrným scénářem. Rozdíl mezi nejhorším případem a průměrem je zhruba to, kolik bezpečnostní zásoby potřebujete.
Držet příliš mnoho bezpečnostní zásoby váže peníze v zásobách, které leží, místo aby se prodávaly. Držet příliš málo vytváří vyprodání, které vás stojí prodeje a důvěru kupujících. Úrovně bezpečnostní zásoby kontrolujte po každém období neobvyklé poptávky, například po reklamní kampani, uvedení produktu nebo sezónním výkyvu.
Jak spravovat zásoby během výprodeje nebo akce?
Akční období dramaticky zhušťuje tempo prodeje dotčených produktů. Produkt, který se v běžném provozu prodá 10 kusů týdně, se může první dva dny výprodeje prodat 100krát. Systémy zásob, které fungují dobře při běžných objemech, mohou při špičce zaostat, pokud nejsou nastavené na rychlé zpracování objednávek.
Před každou akcí zkontrolujte stav skladu u každého produktu, který chcete zahrnout. Pokud jsou zásoby napjaté, nastavte opatrné limity účasti. Je lepší omezit akci na konkrétní počet kusů, než přeprodat a vracet peníze v nejrušnějším období.
Po akci porovnejte počty, než obnovíte běžný provoz. Akční objednávky někdy vytvářejí v expedici nevyřízené objednávky, které zpožďují správnou aktualizaci stavu skladu. Porovnání po akci zachytí tyto mezery, než přejdou do běžné správy zásob.
Jak správu zásob řeší WEMASY
WEMASY e-shop obsahuje vestavěné sledování zásob s aktualizací stavu skladu v reálném čase při zadání objednávek, počty na úrovni variant, upozornění na nízký stav skladu a možnost automaticky zobrazit stav vyprodáno, když zásoby dosáhnou nuly. Můžete nastavit prahy pro doobjednání a prohlížet přehledy zásob v administraci e-shopu. Co je zahrnuto v jednotlivých tarifech, zjistíte na ceníku. Podrobnější pohled na to, jak zásoby souvisejí s nastavením produktů, najdete v článku co je katalog produktů a jak ho vytvořit.
Související čtení: Co je e-commerce? a Jak funguje online obchod?.
Často kladené otázky
Jak nejlépe začít sledovat zásoby, když nemám žádný systém?
Začněte tabulkou a počítáním. Uveďte každý produkt a variantu, kterou držíte, zadejte aktuální množství u každé a poznamenejte si dodací lhůtu dodavatele. Zaznamenávejte každý prodej a každou dodávku. Tím získáte základ. Jakmile máte základní počet a postup jeho aktualizace, brzy uvidíte, kde ruční přístup selhává, což je obvykle bod, kdy se automatizovaný systém stane nutným. Cílem ruční fáze je pochopit svůj katalog natolik, abyste automatizovaný systém správně nastavili. S tvůrcem webů od WEMASY to můžete nastavit přímo ve svém e-shopu.
Jak spravovat zásoby u produktů, které se prodávají v mém e-shopu i na tržišti současně?
Prodej ve více kanálech vyžaduje jediný zdroj pravdy o zásobách. Pokud každý kanál udržuje vlastní počet, je přeprodej téměř nevyhnutelný. Použijte systém zásob, který synchronizuje sklad v reálném čase napříč všemi kanály, takže prodej kdekoli okamžitě sníží dostupný počet všude. Pokud váš systém e-commerce toto nativně nepodporuje, další možností je aplikace pro zásoby ve více kanálech, která propojí vaše kanály se sdíleným počtem. Prodej ve dvou kanálech se samostatnými počty zásob a doufání, že to dopadne dobře, není udržitelný přístup, jak objem roste.
Mám povolit doobjednávky, když je zboží vyprodané?
Doobjednávky (backorders) umožňují kupujícím koupit produkt, který momentálně nemáte, s datem expedice, jakmile zásoby dorazí. Mohou udržet tržby během vyprodání, ale vyžadují jasnou komunikaci s kupujícími o očekávané době čekání. Pokud doobjednávky nabízíte, zobrazte očekávané datum odeslání na viditelném místě a pošlete potvrzovací e-mail, který lhůtu zopakuje. Nikdy doobjednávky nenabízejte, pokud si nejste jistí, kdy zásoby dorazí. Kupující, kteří objednají zboží na doobjednávku a pak nedostanou žádnou aktualizaci, spíš zruší a nechají negativní recenzi než ti, kterým bylo řečeno, že zboží je prostě vyprodané.
Jak spravovat zásoby u produktů, které si vyrábím sám, a nenakupuji je od dodavatele?
U ručně vyráběných produktů nebo produktů na zakázku se správa zásob soustředí na výrobní kapacitu, ne na skladové zásoby. Sledujte materiály a součásti, které potřebujete na výrobu každého produktu, aktuální zásoby materiálu a tempo výroby. Body pro doobjednání platí pro vaše suroviny, ne pro hotové zboží. Nastavte realistickou dodací lhůtu pro každý produkt podle toho, jak dlouho vám trvá ho vyrobit, a tuto lhůtu zobrazte kupujícím v pokladně. Pokud váš objem objednávek roste rychleji než vaše výrobní kapacita, je tato mezera nejdůležitějším signálem zásob ve vašem provozu.
Co je neprodejné zboží a jak se mu vyhnout?
Neprodejné zboží jsou zásoby, které se neprodávají a za současnou cenu se pravděpodobně neprodají. Váže kapitál, zabírá skladový prostor a představuje chybu při nákupu nebo prognóze. Abyste se mu vyhnuli, nakupujte opatrně u nových nebo neověřených produktů a objednávky navyšujte až se skutečnými daty o prodeji. Pomalu se pohybující položky kontrolujte měsíčně. Produkt, který se neprodal 60 dní, je kandidátem na snížení ceny nebo propagační tlak dřív, než se z něj stane trvale zamrzlý sklad. Čím dřív na pomalu se prodávající zboží zareagujete, tím víc ze své investice získáte zpět.
Jak dropshipping ovlivňuje správu zásob?
U dropshippingu žádné fyzické zásoby nedržíte. Váš dodavatel posílá přímo vašemu kupujícímu, když je zadána objednávka. Správa zásob v tomto modelu znamená sledování dostupnosti zásob vašeho dodavatele, ne vašich vlastních. Riziko je, že se stav skladu dodavatele a dostupnost uvedená ve vašem e-shopu rozejdou. Kupující koupí produkt, o kterém váš e-shop říká, že je skladem, ale dodavateli došel. Vzniká tak situace přeprodeje, které se hůř předchází, protože závisíte na přesnosti dat vašeho dodavatele. Nastavte e-shop tak, aby aktualizoval dostupnost podle dodavatelských feedů v reálném čase, kde je to možné, a vytvořte postup pro pravidelné sledování stavu skladu dodavatele.