Nastavíte odpověď o nepřítomnosti, odletíte na konferenci a zapomenete na jeden detail: neuvedli jste záložní kontakt. Ve středu už vám tři klienti napsali dvakrát bez odpovědi a bez představy, na koho se obrátit. Automatická odpověď jim řekla, že jste pryč. Neřekla jim, co mají dělat dál.
E-maily o nepřítomnosti pro firmy jsou automatické odpovědi, které se aktivují, když nejste k dispozici. Nastavují očekávání, chrání sliby o době odpovědi z kapitoly očekávání doby odpovědi na e-mail a brání odesílatelům v domněnce, že je ignorujete. Jsou to specializovaná automatická odpověď, jak popisuje kapitola automatické odpovědi pro firemní e-mail.
Co je e-mail o nepřítomnosti?
E-mail o nepřítomnosti je automatická odpověď, která se pošle, když vám někdo napíše v období, které jste označili jako nedostupné. Říká odesílateli, že jste pryč, kdy se očekáváte zpátky a případně kdo může vyřídit naléhavé věci. Není to marketingová zpráva. Je to zdvořilost, která udržuje profesionalitu, zatímco jste offline.
Většina e-mailových klientů a hostingových účtů obsahuje nastavení odpovědi o nepřítomnosti nebo dovolené. Zvolíte začátek a konec, napíšete zprávu a systém ji během vaší nepřítomnosti pošle každému odesílateli jednou.
Jak e-maily o nepřítomnosti fungují?
Když v aktivním období dorazí do schránky nová zpráva, poštovní systém zkontroluje, jestli už tomu odesílateli odpověď o nepřítomnosti poslal. Pokud ne, pošle vaši předem připravenou zprávu a odesílatele si zaznamená, aby nevznikaly duplicity. Odpovědi v existujících vláknech obvykle další odpověď o nepřítomnosti nespustí.
Odpověď odejde z vaší běžné adresy, takže nese stejnou důvěru domény jako ruční pošta. To je důležité pro doručitelnost, zvlášť pokud vaše firma už dodržuje kroky ověřování z kapitoly záznamy SPF, DKIM a DMARC.
Co zahrnout do firemní zprávy o nepřítomnosti
1. Datum návratu
Uveďte konkrétní datum nebo rozmezí. „Zpátky 15. března“ je jasnější než „pryč na delší dobu“.
2. Očekávání ohledně odpovědi
Uveďte, že odpovíte po návratu, nebo jmenujte kolegu pro naléhavé věci. To odpovídá nápadům na delegování z kapitoly delegování e-mailu bez ztráty kontroly.
3. Náhradní kontakt
Uveďte e-mail kolegy nebo sdílenou adresu podpory podle kapitoly profesionální e-mail pro zákaznickou podporu, když někdo potřebuje pomoc dřív, než se vrátíte.
4. Stručný důvod (nepovinné)
„Na dovolené“ nebo „na konferenci“ stačí. Osobní podrobnosti sdílet nemusíte.
Odpověď o nepřítomnosti vypněte v den návratu. Ponechat ji aktivní o týden déle odesílatele mate a vypovídá o špatných návycích se schránkou. Další kapitola e-mailové sekvence, které by měla nastavit každá firma pokrývá další automatické zprávy, které můžete provozovat vedle odpovědí na dovolenou.
Často kladené otázky
Má celý tým používat stejný formát zprávy o nepřítomnosti?
Sdílená šablona udrží sdělení značky jednotné. V odpovědi každého člena týmu uveďte stejný náhradní kontakt a adresu podpory. WEMASY tyto veřejné adresy zveřejní na vašem webu přes Tvůrce webů, takže odpovídají vaší automatické odpovědi.
Odcházejí odpovědi o nepřítomnosti i do e-mailových konferencí?
Většina systémů se snaží konference a automatické odesílatele přeskočit, ale některé vaši odpověď stále dostanou. Před zapnutím široké odpovědi o nepřítomnosti na adrese podle role mějte na paměti interní provoz konferencí.
Jak dopředu mám odpověď o nepřítomnosti nastavit?
Zapněte ji před poslední pracovní hodinou v den odjezdu. Konec nastavte na první celý den po návratu, aby brzy ranní pošta v den návratu nedostala zprávu o nepřítomnosti.
Je neprofesionální zmínit v odpovědi o nepřítomnosti dovolenou?
Jednoduché „nejsem v kanceláři“ funguje v každé situaci. Zmínit dovolenou je v pořádku u vztahů s klienty, kde lidský tón sedí stylu vaší značky podle kapitoly formální a neformální e-mail pro firmy.
Mohu odpověď o nepřítomnosti použít při částečné dostupnosti?
Ano. Uveďte zkrácenou pracovní dobu místo úplné nepřítomnosti. Příklad: „E-mail kontroluji jednou denně v 16:00 až do pátku.“ Tím nastavíte reálná očekávání, aniž byste předstírali, že jste úplně pryč.
Co když mě nikdo nemůže zastoupit?
Buďte upřímní ohledně zpožděných odpovědí a uveďte datum návratu. Nevymýšlejte záložní kontakt, který neodpoví. Zákazníci dávají přednost upřímnosti před porušeným slibem.