Zájemce odešle váš kontaktní formulář v pátek v 21:02. Vy jste offline do pondělí. Bez automatické odpovědi zůstane jeho schránka celý víkend prázdná. S ní dostane během vteřin krátkou zprávu, že jste jeho zprávu přijali a kdy čekat plnou odpověď.
Automatické odpovědi pro firemní e-mail jsou nejjednodušší formou automatizace e-mailu. Pošlou jednu předem připravenou zprávu, když nastane konkrétní událost, například příchozí e-mail nebo odeslání formuláře. Kdy automatizace dává smysl, už znáte z kapitoly kdy by firmy měly používat automatizaci e-mailu. Automatické odpovědi jsou obvykle první nástroj, který firmy nastaví.
Co je automatická odpověď?
Automatická odpověď je odpověď, která se pošle bez ruční akce, když je splněna podmínka spouštěče. Spouštěčem může být e-mail doručený na konkrétní adresu, odeslání formuláře na webu nebo klíčové slovo v předmětu. Odpověď používá obsah, který jste napsali předem.
Automatické odpovědi se liší od celých e-mailových sekvencí. Sekvence posílá více zpráv v průběhu dnů nebo týdnů. Automatická odpověď obvykle pošle jednu zprávu na událost spouštěče. Obojí je součástí širší praxe popsané v kapitole co je automatizace e-mailu pro firmy.
Jak automatické odpovědi fungují?
Proces má čtyři kroky. Za prvé definujete spouštěč, například poštu na support@yourbrand.com nebo kontaktní formulář na úvodní stránce. Za druhé napíšete obsah odpovědi včetně předmětu a textu. Za třetí automatickou odpověď zapnete v nastavení e-mailového hostingu nebo formuláře. Za čtvrté systém hlídá spouštěč a odpověď pošle automaticky.
Odpověď by měla přijít ze stejné adresy na doméně, kterou odesílatel kontaktoval, což posiluje důvěru budovanou podle kapitoly co je e-mailová adresa na vlastní doméně. Zahrňte prvky podpisu z kapitoly co zahrnout do e-mailového podpisu, aby automatická zpráva vypadala jako zbytek pošty vaší značky.
Běžné typy automatických odpovědí pro firmy
1. Potvrzení kontaktního formuláře
Potvrdí přijetí a stanoví lhůtu odpovědi. Navazuje na formuláře zveřejněné podle kapitoly profesionální e-mail a váš web.
2. Obecná automatická odpověď schránky
Odpovídá každému, kdo napíše na adresu podle role, jako info@ nebo hello@. Hodí se, když je objem vysoký a odesílatelé potřebují rychlé potvrzení.
3. Automatická odpověď o nepřítomnosti
Aktivuje se během plánované nepřítomnosti. Samostatná kapitola e-maily o nepřítomnosti pro firmy pokrývá načasování, obsah i to, kdy ji vypnout.
Začněte jednou automatickou odpovědí, sami ji vyzkoušejte a požádejte kolegu, aby ji spustil. Neohrabané formulace opravte dřív, než je uvidí zákazníci. Další kapitola o poště o nepřítomnosti je přirozeným druhým krokem, pokud váš tým cestuje nebo si bere plánované volno.
Často kladené otázky
Odpoví automatická odpověď na každý e-mail ve vláknu?
Většina automatických odpovědí se spustí jednou pro novou konverzaci, ne na každou odpověď v existujícím vláknu. Zkontrolujte nastavení, ať neposíláte duplicitní potvrzení. Potvrzení formulářů z nástroje Tvůrce webů by mělo posílat jednu odpověď na každé odeslání.
Jak dlouhá má být automatická odpověď?
Držte ji do pěti vět. Uveďte, co jste přijali, kdy odpovíte a jak v případě potřeby zastihnout někoho naléhavě. Dlouhé automatické odpovědi působí jako formulářové dopisy.
Mohou automatické odpovědi vytvořit e-mailové smyčky?
Dvě automatické odpovědi, které odpovídají jedna druhé, mohou vytvořit smyčku. Většina firemních poštovních systémů to pozná a po jedné výměně přestane. Pokud je to možné, vylučte ze spouštěčů adresy noreply a e-mailové konference.
Mají automatické odpovědi uvádět telefonní číslo?
Telefonní číslo nebo jiný kontakt uvádějte jen tehdy, když na něj váš tým skutečně dokáže odpovědět. Automatická odpověď, která slibuje naléhavou telefonní podporu, kterou nedodáte, poškozuje důvěru.
Potřebují automatické odpovědi předmět?
Jasný předmět pomáhá příjemcům potvrzení později najít. Použijte něco konkrétního jako „Vaši zprávu jsme přijali“ místo obecného „Re: váš dotaz“. Zvyky pojmenování najdete v kapitole předměty profesionálních e-mailů.
Jak se automatická odpověď liší od odpovědi na dovolenou?
Odpověď na dovolenou nebo o nepřítomnosti se aktivuje podle plánu a říká odesílatelům, že jste pryč. Obecná automatická odpověď běží nepřetržitě pro konkrétní adresu nebo formulář. Obě jsou typy automatické odpovědi s různými spouštěči.