Vaše firma posílá pořád dokola stejné typy zpráv. Někdo vyplní kontaktní formulář a čeká na odpověď. Nový odběratel čeká uvítací zprávu. Klient požádá o cenovou nabídku a tři dny neslyší nic. Každý případ chce včasnou a jednotnou odpověď a ruční odesílání nestačí.
Automatizace e-mailu pro firmy je praxe nastavení zpráv, které se odešlou samy, když nastane definovaná událost. Obsah napíšete jednou, nastavíte pravidla a doručení obstará systém. Navazuje na základ z kapitoly co je profesionální e-mail a na nastavení adres z kapitoly jak vytvořit firemní e-mailovou adresu. Tady je, co to znamená v praxi.
Co je automatizace e-mailu pro firmy?
Automatizace e-mailu pro firmy je systém, který posílá předem definované zprávy na základě spouštěčů, jako jsou odeslané formuláře, nové registrace nebo časová zpoždění. Není to hromadný spam. Je to cílená komunikace, která dorazí, když někdo provede konkrétní akci nebo dosáhne určitého bodu ve vztahu k vaší značce.
Běžné příklady zahrnují okamžitou odpověď, když vás někdo kontaktuje, uvítací zprávu po registraci a připomínku, když nabídka zůstane bez odpovědi. Obsah zpráv se stále řídí standardy psaní z kapitoly jak napsat profesionální e-mail. Automatizace obstará načasování a doručení, aby se váš tým mohl soustředit na rozhovory, které potřebují lidský přístup.
Jak automatizace e-mailu funguje?
Každý automatický e-mail potřebuje tři části: spouštěč, zprávu a pravidlo doručení. Spouštěč je událost, která proces odstartuje. Zpráva je obsah e-mailu připravený předem. Pravidlo doručení určuje, kdy a jak se odešle, například okamžitě, po zpoždění nebo jako součást sekvence.
Vaše firma tyto části propojuje přes e-mailový hosting, formuláře na webu nebo interní nástroje. Když návštěvník odešle formulář na stránce vašeho webu, spouštěč se aktivuje a odpověď odejde z adresy na vaší doméně. Právě to propojení webu a schránky pokrývá kapitola profesionální e-mail a váš web.
Čím automatizace e-mailu není
Automatizace nenahrazuje osobní odpovědi u složitých témat. Neznamená posílat každý týden stejnou propagační nálož všem na seznamu. Neodstraňuje ani potřebu dobré doručitelnosti. Zprávy stále potřebují řádné ověření pomocí záznamů SPF, DKIM a DMARC, aby dorazily do schránky, a ne do spamu.
Berte automatizaci jako obsluhu předvídatelných okamžiků, aby měl váš tým kapacitu na ty nepředvídatelné. Další kapitola o tématu kdy by firmy měly používat automatizaci e-mailu vám pomůže rozhodnout, které okamžiky se k automatizaci hodí a které potřebují živou odpověď.
Často kladené otázky
Potřebují malé firmy automatizaci e-mailu?
Malým firmám prospěje i jedna nebo dvě automatické zprávy, třeba potvrzení formuláře nebo uvítací zpráva. Takové odpovědi nastavují očekávání a nepřidávají denní práci. Formuláře na webu z nástroje Tvůrce webů dávají spouštěčům jasný výchozí bod.
Je automatizace e-mailu totéž co e-mailový marketing?
E-mailový marketing obvykle označuje newslettery a kampaně posílané na seznam podle plánu. Automatizace e-mailu reaguje na jednotlivé akce, jako jsou registrace nebo vyplnění formuláře. Mnoho firem používá obojí, ale slouží různým účelům.
Mohou automatické e-maily působit osobně?
Krátké jasné zprávy psané hlasem vaší značky působí osobně i když jsou automatické. Používejte jméno příjemce, když je k dispozici, a držte tón v souladu s kapitolou co dělat a nedělat s tónem e-mailu. Vyhněte se robotickým formulacím, které naznačují, že obsah nikdo nezkontroloval.
Jaké nástroje firmy pro automatizaci e-mailu používají?
Většina firem začíná vestavěnými automatickými odpověďmi v e-mailovém hostingu a formulářovými nástroji na webu. S růstem objemu přidávají sekvence a složitější spouštěče. Nejjednodušší začátek najdete v kapitole automatické odpovědi pro firemní e-mail.
Ovlivňuje automatizace doručitelnost e-mailů?
Automatické zprávy z vaší vlastní domény se řídí stejnými pravidly doručitelnosti jako ruční pošta. Správné záznamy DNS a jednotný vzorec odesílání pomáhají umístění do schránky. Než automatický objem zvýšíte, přečtěte si jak funguje doručitelnost e-mailů.
S kolika automatickými e-maily má firma začít?
Začněte jednou zprávou s velkým dopadem, například potvrzením kontaktního formuláře nebo uvítacím e-mailem. Několik týdnů ji testujte a pak přidejte další spouštěč. Běžné priority uvádí kapitola e-mailové sekvence, které by měla nastavit každá firma.