Před devátou ráno dorazí čtrnáct nepřečtených zpráv. Dvě jsou potvrzení plateb. Jedna je od klienta, který žádá posun termínu. Pět jsou newslettery. Šest jsou vlákna, kde jste v kopii, ale nikdo vás nepotřebuje. Když odpovídáte odshora dolů, klient čeká, zatímco vy prolistováváte obsah, o který jste nestáli.
Určit priority e-mailů jako majitel firmy znamená seřadit příchozí poštu podle dopadu, naléhavosti a toho, jestli jste ten pravý, kdo má jednat. Nejde o to odpovídat na všechno hned. Jde o ochranu tržeb, vztahů a soustředění. Tady je postup třídění, který se hodí od samostatného podnikatele po malý tým.
Co znamená určování priorit e-mailů?
Určování priorit e-mailů je návyk třídit zprávy do úrovní, než začnete psát odpovědi. Úroveň jedna vyžaduje akci dnes a týká se peněz nebo závazků. Úroveň dvě chce odpověď během týdne. Úroveň tři je reference nebo nepovinné čtení. Úroveň čtyři lze archivovat, filtrovat nebo odhlásit.
Určování priorit předpokládá, že vaše schránka už má strukturu. Navažte na článek jak uspořádat firemní e-mailovou schránku, aby úrovně odpovídaly složkám nebo štítkům, které vidíte na první pohled.
Proč majitelé nemohou brát každou zprávu stejně
Váš čas je úzké hrdlo. Odpovídání na méně hodnotnou poštu jako první vytváří falešný pocit produktivity, zatímco hodnotná vlákna stárnou. Zákazníci si zpoždění všimnou u zpráv, na kterých záleží, ne u těch, které jste správně ignorovali.
Priority také souvisejí s očekáváními, která si nastavujete v článku očekávání ohledně doby odpovědi na e-mail. Když víte, která pošta potřebuje odpověď týž den, můžete u ostatní sdělit realistické načasování.
Čtyřkrokové třídění pro majitele firem
1. Prohlédněte předměty, než otevřete text
Předměty vám řeknou odesílatele, téma a často i naléhavost. Pomáhají i jasné předměty od vašeho týmu, jak popisuje článek předměty profesionálních e-mailů. Zprávy, které jsou jasně jen na vědomí, přeskočte nebo přečtěte najednou.
2. Řaďte podle tržeb a termínů
Aktivní požadavky klientů, uzavřené obchody čekající na navázání a problémy s platbami mají přednost před obecnými dotazy. Poštu podpory navažte na proces z článku profesionální e-mail pro zákaznickou podporu, aby se položky úrovně jedna zobrazovaly v jednom pohledu.
3. Rozhodněte, jestli jste vlastník
Mnoho zpráv potřebuje jen přeposlat nebo poznámku, že odpoví někdo jiný. Pokud jste v kopii kvůli přehledu, odolejte nutkání odpovídat, dokud o to nikdo nepožádá. Pravidla delegování v další kapitole jak delegovat e-mail bez ztráty kontroly zabrání, aby pošta úrovně jedna skončila na špatném stole.
4. Zbytek zpracujte dávkově
Naplánujte dva nebo tři bloky pošty za den místo života ve schránce. Odpovědi úrovně dvě vyřizujte najednou. Úroveň tři kontrolujte jednou týdně. Úroveň čtyři by se do hlavního zobrazení měla dostávat jen zřídka, pokud filtry fungují.
Určování priorit je každodenní volba, ne jednorázové nastavení. Čím upřímněji hodnotíte dopad, tím klidněji schránka působí, i když objem roste.
Často kladené otázky
Mám odpovídat na e-maily v pořadí, v jakém dorazily?
Pořadí příchodu málokdy odpovídá dopadu na firmu. Nejdřív třiďte podle naléhavosti a tržeb, potom vyřizujte poštu stejné úrovně v pořadí příchodu. WEMASY pomáhá směrovat dotazy z webu na jasnou adresu přes tvůrce webů, takže poštu s vysokým zájmem snáze poznáte.
Jak určit priority, když je všechno naléhavé?
Zeptejte se, které zpoždění dnes stojí peníze nebo důvěru. Pokud žádné, jste podle definice na úrovni dvě. Pište krátké přechodné odpovědi, když někdo potřebuje potvrzení bez plné odpovědi.
Potřebují VIP odesílatelé samostatnou složku?
Filtr nebo štítek pro hlavní klienty a partnery může jejich poštu zobrazit nad ohybem. Seznam držte krátký, aby štítek zůstal smysluplný. Jak ho vytvořit, vysvětlují složky a štítky pro firemní e-mail.
Mám pro priority používat potvrzení o přečtení nebo označení?
Příznaky a hvězdičky fungují, když je důsledně používáte jen pro položky úrovně jedna. Příliš mnoho označených zpráv obnoví šum, kterému jste chtěli uniknout. Příznak odstraňte, když je vlákno hotové.
Jak se určování priorit mění, když si najmu pomoc?
Zdokumentujte, které kategorie mohou zaměstnanci vyřizovat sami a které potřebují kontrolu majitele. Sdílené fronty potřebují viditelný stav, aby nic nezůstalo nepřiděleno. Viditelnost pro tým pokrývá článek sdílená schránka pro firmu.
Je neslušné odkládat e-maily s nízkou prioritou?
Profesionální značky stanovují poctivá okna pro odpověď a u pošty, na které záleží, je dodržují. Dávkové vyřizování nepovinného čtení je normální, pokud naléhavá vlákna zůstávají včas. Tuto rovnováhu podporuje článek osvědčené postupy firemního e-mailu pro značky.