Firmu jste začali kvůli práci, kterou milujete, ne kvůli telefonování o volných termínech. Přesto většina týdnů začíná řetězcem vzkazů na záznamníku, odpoledni s dvojí rezervací a klienty, kteří si mysleli, že textová zpráva je potvrzený termín.
Online rezervační systém pro malou firmu tenhle rytmus mění. Klienti se objednají sami. Váš kalendář je vždy aktuální. Potvrzení odcházejí automaticky. Tady je postup, jak nastavit rezervace od nuly, když vedete malý tým a nemáte vyhrazeného provozního pracovníka.
Co malá firma od rezervačního systému potřebuje
V základu potřebujete živý kalendář, rezervační stránku na webu, automatická potvrzení a jedno místo, kam všechny rezervace přicházejí. Příjemným doplňkem jsou formuláře pro zákazníky, přijímání plateb a připomínky.
Začněte tím nejnutnějším. Jednoduchý systém, který skutečně používáte, je lepší než složité řešení opuštěné po dvou týdnech. Platby a formuláře přidejte, až základní postup měsíc spolehlivě funguje.
Pokud ještě zvažujete, jestli se online rezervace hodí k vašemu podnikání, přečtěte si z prvního modulu proč každá firma potřebuje online rezervační systém a co je online rezervační systém.
Jak nastavit rezervační systém krok za krokem
První fáze: naplánujte služby a otevírací dobu. Sepište každou službu, kterou lze rezervovat, její délku, rezervu mezi termíny a cenu. Určete týdenní provozní dobu a vyznačte svátky dřív, než sáhnete na nastavení softwaru.
Druhá fáze: vybudujte rezervační cestu na webu. Vytvořte samostatnou rezervační stránku, přidejte kalendář nebo widget na stránky se službami a oboje odkažte z hlavní nabídky. Podrobně to popisují kapitoly o vytvoření rezervační stránky a přidání rezervačního kalendáře.
Třetí fáze: nastavte komunikaci. Připravte potvrzovací e-maily a případně i připomínky. Poslouží vám kapitoly o potvrzovacích e-mailech k termínům a potvrzovacích e-mailech k rezervacím.
Čtvrtá fáze: ve chvíli, kdy jste připraveni, přidejte formuláře a platby. Připojte formuláře pro nové zákazníky a platební bránu, pokud zálohy pomáhají proti nedostavení se. Obojí je při spuštění volitelné, ale s rostoucím počtem rezervací se vyplatí.
Pátá fáze: zaškolte tým a spusťte ostrý provoz. Všichni, kdo přijímají rezervace po telefonu, musí používat stejný kalendář. Vyzkoušejte rezervace od začátku do konce. Novou samoobslužnou možnost oznamte stávajícím klientům e-mailem i osobně.
Jak vybrat nástroje a nekoupit zbytečně moc
Nástroje pro objednávání termínů v malé firmě sahají od aplikací, které jsou jen kalendářem, až po kompletní systémy pro web. Pokud je to možné, hledejte jedno řešení, které pokryje web i rezervace dohromady. Oddělené nástroje pro web, formuláře a objednávání znamenají víc přihlašování a víc chyb v synchronizaci.
WEMASY je stvořený pro malé týmy, které chtějí web, formuláře a rezervace v jednom systému, a ne skládat dohromady pět předplatných.
Vybírejte podle skutečného týdenního počtu rezervací. Samostatný konzultant s osmi schůzkami týdně má jiné potřeby než salon se čtyřmi kadeřníky a šedesáti rezervacemi. Úroveň funkcí přizpůsobte objemu, ne představě o budoucím růstu.
Při porovnávání se podívejte na jak vybrat rezervační systém pro vaši firmu. Zaměřte se na dobu nastavení, zážitek na mobilu a na to, zda nástroj zapadne do vašeho stávajícího webu.
Po spuštění zkontrolujte čísla po 30 a 60 dnech. Podíl online rezervací, míra nedostavení se a počet telefonických rezervací vám napoví, zda upravit pravidla, připomínky nebo zálohy. Modul o objednávání termínů dále v této knize jde do hloubky u průběžné správy rozvrhu.
Často kladené otázky
Jak dlouho trvá malé firmě spuštění online rezervací?
Většina týmů, které mají určené služby a provozní dobu, spustí za jeden až dva týdny. Počítejte s časem na testování, zaškolení zaměstnanců a oznámení klientům. Když spěcháte s ostrým provozem a netestujete platby nebo potvrzení, vznikají hned první den potíže pro podporu.
Mohu dál přijímat rezervace po telefonu vedle online objednávání?
Ano, ale každá telefonická rezervace musí hned skončit ve stejném systému. Rozdělení mezi papírový a softwarový kalendář je místo, kde dvojí rezervace začínají. Naučte zaměstnance zapsat telefonickou rezervaci dřív, než zavěsí.
Hodí se WEMASY jako online rezervační systém pro malou firmu?
WEMASY spojuje webové stránky, formuláře, objednávání a platby v jednom systému. Malé týmy zveřejní rezervační web v tvůrci webů a nemusí spravovat zvláštní nástroj pro každou vrstvu.
Jaká je největší chyba malých firem při nastavování rezervací?
Spuštění bez otestování celého zákaznického postupu na mobilu. Většina klientů si rezervuje z telefonu. Postup, který funguje na notebooku, ale na telefonu se rozsype, vás nenápadně připravuje o rezervace.
Mám po klientech vyžadovat účet, aby se mohli objednat online?
Objednání bez účtu lépe funguje u nových klientů. Volitelný účet pro stálé klienty urychlí opakované rezervace. Povinné zakládání účtu před prvním termínem přidává překážku, kterou většina malých firem nepotřebuje.
Kdy mám do rezervačního systému své malé firmy přidat platby?
Zálohy přidejte tehdy, když vás nedostavení se stojí skutečné tržby nebo rezervované zásoby. Bezplatné rezervace jsou při spuštění v pořádku, dokud postup dolaďujete. Nastavení platební brány zavedete, jakmile základní objednávání běží hladce.