Nejednotné podpisy jsou jeden z nejrychlejších způsobů, jak rostoucí tým působí menší, než ve skutečnosti je. Pokud každá zpráva nese jiné písmo, jinak velké logo nebo jiný zápis pracovní pozice, zákazníci si toho všimnou, i když nedokážou říct, co jim nesedí.
Jednotný podpis v týmu znamená, že každá odeslaná zpráva vašich lidí má stejnou vizuální stavbu, správné kontakty a schválené odkazy. Nejde o to, vzít pozdravu osobnost. Jde o to, aby blok v patičce byl stejně spolehlivý jako logo na webu. Takto týmy tento standard udržují.
Jak týmy udržují jednotné e-mailové podpisy?
Začněte jednou schválenou šablonou. Určete povinná pole: jméno, pozici, firmu, telefon a odkaz na web. Volitelná pole mohou být odkaz na kalendář nebo sada ikon sociálních sítí z kapitoly odkazy na sociální sítě v e-mailovém podpisu. Vzhled, tedy velikost písma, šířku loga a barvy, zamkněte v jednom zdrojovém souboru.
Šablonu předejte při nástupu nového člověka a rozešlete ji znovu, kdykoli se změní branding. Centrální správa je lepší než žádat každého, aby si patičku skládal sám. Postup rozšiřuje správu e-mailových podpisů v týmu o pravidla jednotnosti, která lze kontrolovat.
Metody, které fungují při různé velikosti týmu
1. Šablona a kontrolní seznam
Malé týmy kopírují sdílený blok HTML nebo formátovaného textu a pole ověřují podle jednostránkového seznamu. Funguje to, dokud ruční kontrola nezačne s růstem týmu otravovat.
2. Centrální aktualizace při změně role
Personalista nebo provoz upraví pozici a telefon v hlavní šabloně, když někdo postoupí. Zaměstnanci si aktualizovaný blok nainstalují ještě ten den.
3. Vynucená pravidla pro podpis
Větší týmy nasazují podpisy přes administrátorské nastavení, aby uživatelé nemohli smazat povinné prvky. S vynucením spojte návrhová doporučení z kapitoly osvědčené postupy návrhu e-mailového podpisu.
Časté nejednotnosti, kterým předcházet
Stará loga přežívají i po změně značky. Pozice se rozcházejí, když někdo změní roli, ale ponechá starý podpis. Osobní odkazy na sociální sítě nahradí schválené firemní. Telefonní čísla se na webu a v patičce liší.
Čtvrtletní kontrola podpisů odhalí odchylky rychle. Porovnejte ukázkovou zprávu z každého oddělení se šablonou a se standardy z kapitoly e-mailové podpisy a identita značky. Další kapitola o pravidlech e-mailu v týmu ukazuje, kam pravidla pro podpis zapsat.
Často kladené otázky
Má mít každý člen týmu úplně stejný podpis?
Rozvržení a prvky značky by měly být stejné. Osobní pole, například jméno a pozice, se u každého přirozeně liší. Berte to jako jednu šablonu s proměnným jménem a rolí. WEMASY udržuje branding vašeho webu sjednocený přes Tvůrce webů, takže podpisy a stránky vyprávějí stejný příběh.
Jak týmy řeší změnu podpisů po změně značky?
Zveřejněte novou šablonu s termínem a ověřte shodu zkušebním odesláním z každé aktivní schránky. Odstraňte stará loga ze sdílených disků, aby nikdo nesáhl po zastaralých souborech. Pravidla formátování najdete v kapitole formátování bloku e-mailového podpisu.
Narušují mobilní zařízení jednotnost podpisu?
Mobilní aplikace někdy odstraní obrázky nebo změní rozvržení. Před nasazením v celém týmu podpis vyzkoušejte v telefonu i na počítači. Doporučení k HTML z kapitoly HTML e-mailové podpisy snižují riziko nepříjemných překvapení při zobrazení.
Jaká pole musí být v každém týmovém podpisu?
Minimálně celé jméno, role, název firmy, jedna cesta ke kontaktu (telefon nebo jiná) a adresa vašeho webu. Přidávejte jen pole, která budete udržovat aktuální. Úplný seznam je v kapitole co uvést v e-mailovém podpisu.
Kdo schvaluje výjimky z podpisu?
Jakoukoli změnu rozvržení, dodatečné upozornění nebo regionální variantu by měl schvalovat marketing nebo vlastník značky. Nahodilé výjimky podkopou jednotnost během pár týdnů. Schvalovatele zapište do pravidel e-mailu v týmu.
Které chyby v podpisu poškozují důvěryhodnost nejvíc?
Rozbité obrázky, překlepy v názvu firmy a osobní e-mailové adresy v patičce rychle podkopou důvěru. Před zveřejněním týmové šablony si projděte kapitolu chyby v e-mailovém podpisu, kterým se vyhnout.