Kolik obchodů zemře v tichu? V úterý jste poslali nabídku. Klient ji otevřel, nic neřekl a příští týden jste se už věnovali jiné práci. Jediné navázání v pátek mohlo odhalit tu jednu otázku, na kterou neměl čas se zeptat.
Automatizace navazujících e-mailů znamená naplánovat připomínky, které se odešlou, když vlákno na určitou dobu utichne. Navázání napíšete jednou, určíte dobu čekání a systém ho pošle, jen když podmínky odpovídají. Tím rozšiřuje sekvence z kapitoly e-mailové sekvence, které by měla nastavit každá firma do každodenní obchodní a projektové práce.
Co znamená automatizace navazujících e-mailů?
Automatizace navazujících e-mailů je praxe posílání předem připravených připomínek po časovém zpoždění, když nepřijde odpověď. Spouštěčem je nečinnost, ne datum v kalendáři. Pokud kontakt odpoví před koncem zpoždění, v dobře postaveném postupu se navázání automaticky zruší.
Liší se to od rozeslání stejného e-mailu celému seznamu. Automatická navázání jsou zprávy jeden na jednoho vázané na konkrétní konverzaci nebo fázi obchodu.
Jak nastavit automatická navázání
1. Vyberte správné konverzace
Navázání se hodí na nabídky, cenové nabídky, žádosti o schůzku a kroky zaškolení, které čekají na klienta. Nehodí se na stížnosti ani citlivá personální témata. Použijte rámec úsudku z kapitoly kdy by firmy měly používat automatizaci e-mailu.
2. Nastavte slušné zpoždění
Tři až pět pracovních dnů je běžný výchozí bod pro poštu mezi firmami. Upravte podle svých norem z kapitoly očekávání doby odpovědi na e-mail.
3. Napište krátký, užitečný text
Odkažte na původní zprávu, nabídněte odpovědi na otázky a usnadněte odpověď. Použijte návyky srozumitelnosti z kapitoly jak napsat profesionální e-mail. Jedno navázání může být šablona. Tři stejné připomínky působí jako spam.
4. Omezte počet připomínek
Dvě automatická navázání na vlákno stačí většině firem. Potom je vhodnější telefonát nebo osobní zpráva od vedení.
5. Zastavte, když odpoví
Vaše automatizace musí zrušit čekající navázání ve chvíli, kdy přijde odpověď. Poslat připomínku poté, co někdo už odpověděl, rychle poškodí důvěryhodnost.
Text navázání, který firmám funguje
Začněte kontextem, ne výčitkou. „Ptám se, jestli jste neměli otázky k nabídce, kterou jsem poslal v pondělí“ je lepší než „jen se vracím“. Zahrňte jednu jasnou žádost, například potvrzení času schůzky nebo sdílení zpětné vazby. Podepište stejnými prvky z kapitoly co zahrnout do e-mailového podpisu.
Navázání nejdřív vyzkoušejte na vláknu s nízkou sázkou, než ho použijete u hodnotných obchodů. Další kapitola spouštěče automatizace e-mailu vysvětluje typy událostí, které mohou sekvenci navázání spustit nebo zastavit.
Často kladené otázky
Budou automatická navázání mé kontakty obtěžovat?
Zdvořilé připomínky s odstupem lidi, kteří si o informace sami řekli, málokdy obtěžují. Agresivní denní urgence ano. Omezte četnost a podle možnosti upravte úvodní větu. Kontaktní postupy z nástroje Tvůrce webů vám dají jasný záznam, kdo navázání spustil.
Mají navázání chodit od stejného odesílatele jako původní zpráva?
Navázání by měl vlastnit původní odesílatel, aby vlákno zůstalo souvislé. Předat obchodní navázání jiné adrese příjemce mate.
Mohu automatizovat navázání i u interní týmové pošty?
Interní připomínky termínů z automatizace také těží. Držte tón přímý a do textu zahrňte odkaz na úkol nebo datum termínu.
Jaký předmět funguje u navazujícího e-mailu?
Pokud to jde, odpovídejte v existujícím vláknu, aby předmět zůstal stejný. Pokud začínáte novou zprávu, odkažte přímo na téma. Vzory najdete v kapitole předměty profesionálních e-mailů.
Jak sleduji, která navázání přinášejí výsledek?
Vlákna označte podle fáze ve schránce nebo v CRM a poznamenejte si, která automatická připomínka vyvolala odpověď. Kroky, které nikdy nepřinesou odpověď, vyřaďte.
Mám v navázání zmínit, že je automatické?
Nikdy příjemci neříkejte, že byla zpráva automatická. Napište ji tak, jako byste psali ruční zprávu. Pokud ji nedokážete napsat tak přirozeně, přepište ji dřív, než automatizaci zapnete.