Dostane váš nový zaměstnanec značkovou adresu před obědem prvního dne, nebo týden odpovídá z osobní schránky, než někdo najde čas všechno nastavit? Rozdíl mezi těmito dvěma cestami je větší, než většina zakladatelů čeká.
Zaškolení členů týmu do firemního e-mailu je kontrolní seznam, který z nováčka udělá důvěryhodného odesílatele ve vaší doméně. Zahrnuje vytvoření účtu, nastavení zařízení, instalaci podpisu, přístup ke sdíleným schránkám a standardy etikety, které dodržuje od první odpovědi. Opakovatelný proces je lepší než improvizace při každém růstu počtu lidí.
Jak zaškolit nové členy týmu do firemního e-mailu?
Začněte před nástupem. Rozhodněte o formátu adresy, úrovni oprávnění a sdílených frontách, které role potřebuje. Vytvořte účet a vyzkoušejte odeslání dřív, než se nováček přihlásí. Vytvoření účtu sleduje stejné kroky domény z článku jak vytvořit e-mailové adresy ve vaší doméně.
První den by měl obsahovat čtyři předání: přihlašovací údaje, šablonu podpisu, písemně stanovená očekávání ohledně doby odpovědi a odkazy na průvodce etiketou z článku pravidla e-mailové etikety pro značky. Druhý den by měl obsahovat zkušební odeslání interní kontrole, která potvrdí formátování a tón.
Co patří do kontrolního seznamu zaškolení do e-mailu
1. Nastavení účtu a zařízení
Individuální schránka, přístup ke sdíleným schránkám a právo odesílat jako alias u všech rolových aliasů. Ověřte synchronizaci v telefonu i počítači podle rad z článku co je e-mailový klient.
2. Podpis a branding
Nainstalujte schválený blok podpisu se správnou funkcí, telefonem a odkazy. Standardy podpisů najdete v článku jednotné e-mailové podpisy v týmu.
3. Oprávnění a bezpečnost
Vysvětlete, z kterých adres smějí odesílat a jak hlásit podezřelou poštu. Odkažte na školení z článku jak rozpoznat phishingový e-mail.
4. Očekávání k postupu
Určete, jak ve sdílených frontách přebírají vlákna, kdy eskalovat a jak rychle odpovídat. Navažte na článek očekávání ohledně doby odpovědi na e-mail.
Kontrolní seznam uložte tam, kde ho personální oddělení i provoz zvládnou spustit bez ptaní zakladatele. Další kapitola o jednotných e-mailových podpisech v týmu prohlubuje krok brandingu, který projde každý nováček.
Často kladené otázky
Kdy má nový zaměstnanec dostat firemní e-mailovou adresu?
Adresu vytvořte před prvním dnem, pokud role kontaktuje zákazníky nebo partnery. Čekání i jen týden zve návyky s osobní adresou, které se těžko odstraňují. WEMASY udržuje zveřejněné kontaktní údaje aktuální přes tvůrce webů, když přidáte lidi v přímém kontaktu.
Má zaškolení zahrnovat zkušební e-mail?
Krátký interní test zachytí rozbité podpisy, špatná nastavení odesílání jako alias a problémy se synchronizací v mobilu dřív, než je uvidí zákazník. Společně zkontrolujte předmět, podpis a adresu odesílatele. Standardy psaní z článku jak napsat profesionální e-mail platí od prvního odeslání.
Jaký přístup mají dostat stážisté?
Stážisté obvykle potřebují nejužší sadu oprávnění: jen čtení ve sdílených frontách nebo odesílání jako jeden alias pod dohledem. Konec přístupu nastavte na konec stáže. Kroky při odchodu zrcadlí článek role a oprávnění v e-mailu.
Jak nastavení e-mailu dokončí lidé na dálku?
Noví lidé na dálku sledují stejný kontrolní seznam s videonávodem k instalaci klienta. Údaje posílejte zabezpečeným kanálem, ne obyčejným chatem. Návyky pro práci na dálku najdete v článku profesionální e-mail pro týmy na dálku.
Kdo v malé firmě zaškolení do e-mailu vlastní?
Kontrolní seznam by měl vlastnit provoz nebo vedoucí, který nábor řídí, i když účet vytváří IT. Jeden vlastník brání tomu, aby kroky mezi odděleními vypadly. Vlastníka zdokumentujte v týmových pravidlech pro e-mail.
Co se stane s e-mailem, když někdo odejde?
Přihlášení zrušte týž den, přeřaďte otevřená sdílená vlákna a přeposílání nebo automatickou odpověď nastavte jen tehdy, když to pravidla dovolují. Nikdy nenechávejte aktivní spící účty. Vzory automatických odpovědí z článku e-maily mimo kancelář pro firmy pomáhají při plánovaných přechodech.