Většina značek nenarazí u e-mailu proto, že jim chybí aplikace. Narazí proto, že hosting, klienti, filtry a týmový přístup žijí na čtyřech místech se čtyřmi přihlášeními. Zpráva se ztratí mezi kroky nastavení, které nikdo nezdokumentoval.
Nástroje pro správu firemního e-mailu jsou služby a funkce, které odesílají, přijímají, třídí, prohledávají a sdílejí poštu ve vaší doméně. Nástroje vybírejte podle úkolu, který dělají, ne podle seznamů funkcí, které nikdy nevyužijete. Tady je praktická mapa.
Co se počítá jako nástroj pro správu firemního e-mailu?
Nástroje pro správu pokrývají celou cestu od serveru po schránku. Patří sem e-mailový hosting ve vaší doméně, poštovní klient, ve kterém čtete, pravidla třídící příchozí poštu, funkce vyhledávání a archivace a sdílený přístup, když jednu adresu vyřizuje tým.
Žádné jediné tlačítko organizaci nevyřeší. Řešení funguje, když je každá vrstva zvolena podle vaší velikosti a čistě propojená.
Základní kategorie nástrojů, které potřebuje každá značka
1. Hosting ve vaší doméně
Hosting vytváří schránky, nastavuje limity úložiště a propojuje DNS pro odesílání a příjem. Bez něj uspořádáváte osobní poštu, ne firemní. Možnosti porovnejte v článcích co je e-mailový hosting a jak vybrat a jak získat e-mail ve vlastní doméně.
2. Poštovní klient, který opravdu otevřete
Klient je místo, kde čtete, odpovídáte a používáte složky nebo štítky. Klienti pro počítač, web i mobil by se měli synchronizovat, abyste na cestách nepřicházeli o vlákna. Základy se naučíte v článku co je e-mailový klient.
3. Pravidla, filtry a vyhledávání
Filtry směrují poštu podle odesílatele, adresy nebo předmětu. Vyhledávání najde archivovaná vlákna. Společně pohánějí návyky z článků složky a štítky pro firemní e-mail a archivace a vyhledávání ve firemním e-mailu.
Kdy přidat nástroje pro tým a postupy
Funkce sdílené schránky přidejte, když na stejnou veřejnou adresu odpovídá více lidí. Šablony přidejte, když zástupci posílají rutinní odpovědi. Exporty pro uchovávání přidejte, když pravidla vyžadují dlouhodobé uložení. Každé rozšíření má řešit problém, který už cítíte, ne hypotetický.
WEMASY drží vaši doménu a web pod jedním účtem, takže trávíte méně času přeskakováním mezi nepropojenými službami. E-mailový hosting WEMASY je zatím připravovaný. Začněte hostingem a klientem. Třídění a týmové nástroje přidávejte, jak poroste objem. Závěrečná kapitola o postupu správy profesionálního e-mailu ukazuje, jak díly zapadají do typického týdne.
Často kladené otázky
Potřebuji zvláštní nástroje pro odesílání a příjem?
Většina firemního hostingu zahrnuje příchozí schránky i odchozí odesílání ve vaší doméně. Váš klient se k těmto nastavením připojí údaji, které poskytne váš hostitel. WEMASY propojuje kontaktní cesty webu a poštu přes tvůrce webů, takže zájemci míří do správné schránky.
Stačí na správu firmy bezplatné poštovní aplikace?
Bezplatní klienti dokážou číst poštu z domény, pokud podporují standardní nastavení připojení. Hodnota pro firmu vychází ze spolehlivého hostingu, záloh a týmových funkcí ve vaší doméně. Rozdíl vysvětluje článek osobní a firemní e-mail.
Jaké nástroje pomáhají u sdílené pošty zákaznické podpory?
Přístup ke sdílené schránce, stav přiřazení a sdílené šablony snižují zdvojené odpovědi. Začněte, když přeposílání do osobních účtů přestane stačit. Načasování pokrývá článek sdílená schránka pro firmu.
Mám pro třídění pošty používat doplňky třetích stran?
Než přidáte další vrstvy, použijte vestavěné filtry a složky. Každý doplněk je další přihlášení a další věc k zabezpečení. Článek jak uspořádat firemní e-mailovou schránku začíná u nativních funkcí.
Jak mobilní aplikace zapadají do sestavy nástrojů?
Mobilní klienti pomáhají s tříděním na cestách, ale na důkladné zakládání se nehodí. Telefon používejte na odpovědi úrovně jedna a počítač na týdenní kontrolu. Na chování synchronizace má vliv IMAP a POP3 pro firemní e-mail.
Kdy je čas navýšit hosting kvůli úložišti pošty?
Navyšte, když pravidla uchovávání, objem příloh nebo počet schránek přerostou váš tarif. Tlak na úložiště je také znamení, že máte zkontrolovat návyky archivace. Jak dlouho poštu uchovávat, radí článek pravidla uchovávání e-mailů pro značky.