V lednu jedna značka uspořádá půldenní kontrolu: metriky, DNS, podpisy a deset náhodných vláken se zákazníky. Opraví tři zastaralé šablony a obnoví certifikát, kterému končí platnost, dřív než si toho zákazníci všimnou. Jiná značka kontrolu přeskočí a v listopadu zjistí, že polovina týmu používá v podpisech starý logotyp a DMARC od jara selhává.
Roční audit e-mailové komunikace je strukturovaná každoroční kontrola adres, obsahu, doručitelnosti, návyků týmu a metrik. Z neviditelného posunu udělá seznam oprav, který zvládnete projít při jednom plánovacím setkání. Tady je kontrolní seznam, který pokrývá celý systém.
Jak každoročně provést audit e-mailové komunikace?
Vyhraďte si půl dne s tím, kdo má e-mailový provoz na starosti. Projděte infrastrukturu, obsah, chování týmu a čísla. Před koncem setkání zapište zjištění a přidělte vlastníky s termíny.
Audit propojte s průběžnou správou z článku postup správy profesionálního e-mailu a s dokumentem strategie z článku strategie dlouhodobé e-mailové komunikace.
Kontrolní seznam ročního auditu
1. Infrastruktura a bezpečnost
Ověřte, že záznamy SPF, DKIM a DMARC pořád odpovídají tomu, jak odesíláte. Odstraňte nepoužívané aliasy a schránky odešlých zaměstnanců. Platí tu položky z článků záznamy SPF, DKIM a DMARC a role a oprávnění v e-mailu.
2. Obsah a šablony
Přečtěte si každou automatickou sekvenci a deset nejpoužívanějších ručních šablon. Aktualizujte nabídky, odkazy, podpisy a právní řádky. Projděte chyby popsané v článku nejčastější chyby ve firemním e-mailu.
3. Metriky a srovnání
Porovnejte dobu odpovědi, míru otevření, míru prokliku a doručitelnost s loňským rokem a s hodnotami z článku srovnávací hodnoty výkonu firemního e-mailu. Výsledky zapište do přehledu e-mailových metrik pro značky.
4. Vzorky z týmu
Vyberte náhodně dvacet odeslaných zpráv napříč odděleními. Ohodnoťte tón, srozumitelnost a dodržování podpisu. Mezery vedou ke školení, ne k jednorázovému peskování.
Po auditu
Nejdřív upřednostněte opravy, které se týkají zákazníků: rozbité odkazy, selhávající ověření a špatné kontaktní adresy na vašem webu. Méně rizikový úklid naplánujte na další čtvrtletí.
Datum auditu si zarezervujte hned a kontrolní seznam sdílejte s vedoucím týmu. Potom se podívejte, jak vypadá zralá e-mailová komunikace značky, když systém funguje dobře.
Často kladené otázky
Kdo by se měl ročního auditu e-mailu účastnit?
Přizvěte toho, kdo má na starosti hosting a komunikaci se zákazníky, a aspoň jednoho odesílatele z první linie, z podpory nebo obchodu. Malé značky to zvládnou i jen se zakladatelem. Kontaktní údaje na webu WEMASY zkontrolujte při stejném setkání v tvůrci webů.
Jak dlouho trvá úplný audit e-mailu?
Většina malých značek je hotová za tři až šest hodin, jakmile kontrolní seznam existuje. Větší týmy mohou kontrolu infrastruktury a obsahu rozložit na dvě půldny. Tipy k postupu najdete v článku jak uspořádat firemní e-mailovou schránku.
Má se e-mail auditovat častěji než jednou za rok?
Udělejte lehkou čtvrtletní kontrolu metrik a ověření a pak hlubokou roční kontrolu šablon a pravidel. Pravidla uchovávání z článku pravidla uchovávání e-mailů pro značky se do roční kontroly hodí.
Jaké nástroje při auditu e-mailu pomáhají?
Exportujte metriky z e-mailové administrace, DNS záznamy vytáhněte z panelu domény a vzorová vlákna archivujte k hodnocení. Nástroje pro správu uvedené v článku nástroje pro správu firemního e-mailu proces zrychlí.
Jak provést audit e-mailu po odchodu člena týmu?
Okamžitě zrušte přístup, přeřaďte sdílené fronty a upravte automatické odpovědi, které odešlého jmenovaly. Odchod je zaškolením z článku zaškolení členů týmu do firemního e-mailu naruby.
Co když zjištění z auditu tým zahltí?
Opravy roztřiďte na nutné tento měsíc, na další čtvrtletí a do zásobníku. Chyby viditelné pro zákazníky jdou vždy první. Chyby v reportování, kterým se vyhnout, najdete v článku chyby v reportování e-mailů, kterých se značky dopouštějí.